Betriebsleiter wissen zwar, was sie mit einer Datenbank erreichen wollen und wie die Datenbank funktionieren soll, aber sie sind vielleicht keine Experten für Datenbankdesign. Das Erlernen der grundlegenden Konzepte hinter dem Datenbankdesign kann Kommunikationslücken zwischen Datenbankentwicklern und Betriebsleitern überbrücken.

Berichtsspezifikationen helfen bei der Bestimmung der benötigten Felder

Der beste Ausgangspunkt für den Betriebsleiter ist das Mock-up der Berichte, die die Datenbank erstellen soll. Das Mocking-up oder der Entwurf der Berichte in MS Word oder MS Excel hilft den Entwicklern zu sehen, wie die Informationen bei der Erstellung von Bestandsberichten angeordnet werden sollten. Bestandsberichte sind Berichte, die im Laufe der Zeit immer wieder mit neuen zusätzlichen Dateneingaben erstellt werden können. Die Berichtsentwürfe können dem Entwickler auch helfen zu verstehen, wie die Informationen benutzerfreundlich gruppiert werden können.

Es ist am besten, für jede Kombination von Informationen, die für verschiedene Zwecke benötigt werden, einen eigenen Bericht zu entwerfen. Verbringen Sie einige Zeit damit, sich mit den verschiedenen Benutzern der Datenbank zu beraten, wenn Sie die benötigten Berichte festlegen. Zum Beispiel können verschiedene Abteilungen im Unternehmen Informationen in verschiedenen Kombinationen oder Layouts benötigen, um verschiedene Zwecke zu erfüllen, wie z. B. Personalwesen, Lohnbuchhaltung, Buchhaltungsprozesse.

Grundlegende Konzepte des Datenbankdesigns bei der Zusammenarbeit mit einem Entwickler
Grundlegende Konzepte des Datenbankdesigns bei der Zusammenarbeit mit einem Entwickler

Liste der Felder und Bestimmung der Feldtypen

Der nächste Schritt besteht darin, die Musterberichte zu nehmen und zu bestimmen, welche Felder benötigt werden, um die im Bericht benötigten Informationen zu erzeugen. Dies mag wie ein einfacher Schritt erscheinen, aber es ist wichtig, daran zu denken, dass mehrere Felder erforderlich sein können, um eine endgültige numerische Ausgabe mit einer Formel zu erzeugen.

Festlegen von Feldbeziehungen und Gruppierungen

Wenn der Manager möchte, dass Daten miteinander verbunden werden, dann müssen die Daten in separate Formulare aufgeteilt werden. In einer Vertriebsdatenbank besteht beispielsweise eine Möglichkeit darin, die Informationen in die folgenden Formen aufzuteilen: Aufträge, Bestand und Kunden.

Durch das Trennen und Verbinden von Datengruppen kann ein Kundendatensatz abgerufen und die Bestellhistorie mit dem Kundendatensatz verbunden werden. Am Beispiel der Verkaufsdatenbank könnte ein abgerufener Lagerartikel mit der Historie der Kunden verknüpft werden, die den Artikel bestellt haben. Auch hier können die nachgebildeten Berichte die für den Datenbankentwickler erforderlichen Zusammenhänge aufzeigen.

Wenn Sie verstehen, wie Sie mit einem Datenbankentwickler kommunizieren, können Sie sich viele Stunden an Änderungen und Bearbeitungen ersparen, die auf ein schlechtes Verständnis des Datenbankdesigns zurückzuführen sind. Wenn Sie sich die Zeit nehmen, darüber nachzudenken, welche Berichte benötigt werden, welche Felder zur Erstellung des Berichts erforderlich sind und welche Datenbeziehungen benötigt werden, kann ein Entwickler eine Datenbank entwerfen, die benutzerfreundlich und praktisch ist.